Az iroda, amely Ön helyett is gondolkodik
Évről évre egyre nagyobb hangsúlyt kap a gazdasági szereplők életében a fenntartható fejlődés, amely a társadalmi szerepvállalás fogalmán túl már a smart office, azaz az okos iroda képében is megjelenik. Utóbbi esetében nemcsak erkölcsi kérdésről van szó, hanem egy olyan lehetőségről, amelyet jól kiaknázva a cégek a saját maguk hasznára is fordíthatnak.

A munkahelyi környezet jelentős mértékben határozza meg az adott cégnél dolgozók elégedettségét és a vállalat termelékenységét, hatékonyságát is. A digitális technológiákon felnőtt nemzedék már nemcsak a fizetés alapján teszi le a voksát leendő munkahelye mellett, hanem az alapján is, hogy az mennyire előremutató – társadalmi elköteleződés és technikai fejlődés tekintetében egyaránt. Aki nem szeretné önmagát megszorongatni, annak lépnie kell, hiszen az új generációs munkavállalók már itt kopogtatnak az ajtón. És nemcsak ők, de minimum a postás a magas üzemköltségeket mutató sárga csekkekkel – az elvárt teljesítmény legnagyobb gátja ugyanis gyakran a gazdaságtalan irodaépület fenntartása. A buktatók elkerülésére ad választ az okos iroda, amely intelligens rendszerek révén segít a költségek optimalizálásában, az ökológiai lábnyom csökkentésében, és a komfortosabb és innovatívabb munkakörnyezet kialakításában.

Zöldítés az irodában

A smart office modell rendszerint – az okos város programhoz hasonlóan – számos alappillérre épülhet. A fő csapásvonalak között említhetjük az okos eszközök és a hálózatok összekapcsolását, az egészséges környezet kialakítását, valamint az intelligens rendszereket és a zöld gondolkodást ötvöző épületautomatizálást is.

Utóbbi lassan a köztudatba is kezd átszivárogni, nem véletlenül. Egy telephely fenntartása komoly kiadást jelent, amit tovább tetézhetnek az olyan figyelmetlenségből elkövetett baklövések, mint a télen nyitva felejtett ablak, a rossz hűtés-és fűtéstechnika, az állandó fényárban úszó, üres helyiségek vagy a multimédiás berendezések folyamatos standby használata.

Egy okos iroda viszont világítás- és fényerő-, hűtés- és fűtésvezérelt, biztonságtechnikailag komplex, hang és médiarendszere automatizált, mindez pedig akár egy okostelefonról is irányítható és ellenőrizhető.

A rendszer intelligens mivolta miatt képes optimális szinten tartani az energiafogyasztást és az egyedi igényekhez igazodni: a telepített központi vezérlő elem az iroda különböző pontjain elhelyezett szenzoroknak köszönhetően folyamatosan információkat gyűjt az időjárásról, a fényerőről, a hőmérsékletről, az épületben történő mozgásról vagy a páratartalomról, a feldolgozott adatokat pedig eljuttatja az aktorokhoz – azaz szükség esetén lekapcsolja a villanyt, áramtalanítja a helyiséget vagy éppen bekapcsolja a fűtést. Az érzékelők segítségével a rendszer mindig a lehető legkisebb fogyasztással működteti az adott épületet, a leggazdaságosabban használja fel a rendelkezésre álló energiákat, de igény szerint akár az előre beprogramozott kérések szerint irányít, jelzi a meghibásodást, az elektromos berendezések összekapcsolása révén pedig biztonságtechnikailag is magas szintet nyújt.

A smart office gyakorlatilag egész nap él és helyettünk is gondolkodik, ráadásul onnantól kezdve, hogy az energiafogyasztás mérhetővé, naplózhatóvá és kielemezhetővé válik, tovább optimalizálhatók a költségek. Ezzel hosszú távon nemcsak a cég zsebében marad több pénz, de természetesen a bolygó terhelése is csökkenthető.

Mesterséges intelligencia és távirányítás

Van azonban egy további fontos alapfeltétele annak, hogy a smart office modell megvalósulhasson. Az okos iroda ugyanis csak onnantól tekinthető igazán okosnak, amint valamennyi eleme – ide értve a technológiát és a szolgáltatásokat is – maximálisan támogatja az összes benne dolgozót.

Az okos iroda lényege, hogy megértve a munkavállalók viselkedését és igényeit, hatékony elérést teremt a szükséges információkhoz és erőforrásokhoz, amelyek lehetővé teszik az innovatív gondolkodást, a zavartalan együttműködést, és amelyek segítenek kiaknázni a munkaerő teljes potenciáját.

A digitális eszközökön felnőtt Y és Z generáció tagjai már nem elégszenek meg a céges mobillal és laptoppal: döntő többségük számára komoly elvárás, hogy leendő munkahelyük technikai felszereltsége megfeleljen annak a szintnek, amit saját eszközeik nyújtanak.

Egy, az Intel és a Dell megbízásából, 10 ország több mint 3800 munkavállalójának bevonásával készült tavalyi felmérés kimutatta, hogy a dolgozók 57 %-a számít arra, hogy öt éven belül okos irodában fog dolgozni, a megkérdezettek 44 %-a pedig úgy vélekedett, jelenlegi munkahelye nem elég okos. Igényeik között nemcsak az automatizált épületet fogalmazták meg, de azt is, hogy olyan irodában szeretnének dolgozni, ahol a tárgyalókban található eszközök vezeték nélkül kommunikálnak egymással, a távol lévő kollégák videókonferencián keresztül is becsatlakozhatnak a megbeszélésbe, valamint hozzáférhetnek az egyéb digitális információkhoz is.

A rugalmas munkavégzés már napjainkban is egyre nagyobb hangsúlyt kap, a kutatások szerint azonban a jövőben ez még inkább így lesz, hiszen interneten keresztül gyakorlatilag bármi lebonyolítható. Az előrejelzések szerint ráadásul néhány éven belül az irodai környezet is jelentősen átalakul: saját íróasztal helyett okos munkaállomásokon dolgozhatunk, így gyakorlatilag bárhol folytathatjuk a megkezdett munkát, otthon, a felhőn keresztül lehívhatjuk a dokumentumokat.

Az Intel szakemberei ennél is nagyobbat „álmodnak”. Elképzeléseik szerint hamarosan a mesterséges intelligencia, a virtuális és a kiterjesztett valóság technológiák is megjelennek a vállalatoknál, melyeket az alkalmazottak munkájuk hatékonyabb elvégzésére használnák. Mai szemmel ez talán még futurisztikusnak hat, a jövő azonban rohamléptékkel száguld felénk, lemaradni pedig már most sem érdemes. A két vállalat kutatása szerint a munkavállalók több mint fele véli úgy, hogy az elavult szoftverek vagy hardverek miatt képtelenek elég hatékony munkára, míg ahhoz, hogy egy vállalat versenyképes maradjon, 3-4 évente érdemes cserélni az irodai számítógépeket, különösen azért, mert az annál öregebb gépek esetleges javítása 40 %-kal nagyobb kiesést eredményez új társaiknál.

Egészségesebb légkört!

Noha ma még sokszor a látókörünkön kívül esik, a szakértők szerint az intelligens irodák felé elmozdulás következő lépcsőfoka lehet az irodai higiénia okos megoldásokkal való kialakítása is. Kevésbé szívesen költünk erre a területre, mert nem látható egyértelműen az üzleti haszna a cég számára,

az irodavezetőknek azonban fel kell ismerniük, hogy az egészséges és kiegyensúlyozott munkavállalók saját érdekük.

Gondoljunk bele, ahol folyamatosan betegeskednek az alkalmazottak a rossz légkör vagy nem megfelelő higiénia miatt, ott nem lehet kellőképpen termelékenynek lenni. Ellenkező esetben viszont kézzelfogható produktív előnyökhöz juthat a vállalat. Ennek az eszköze lehet például egy intelligens mosdó adagoló, amellyel elkerülhető, hogy a tisztálkodási szerek kifogyjanak.

Egyáltalán nem mellékes téma ez, amikor a cégek jórészt munkaerőhiánnyal küszködnek, az egészséges életmód pedig egyre fontosabbá válik mindenki számára. A Tork Irodai Trend 2016. szeptemberi jelentése szerint az irodai dolgozók több mint fele gyakran aggódik amiatt, hogy kollégái megfertőzhetik, ezért a proaktív higiéniai megoldásokra egyre nagyobb a kereslet. De ide sorolhatjuk a levegőminőség és a hőmérséklet kérdését is, az alkalmazottak pedig jó néven veszik az edzőterem meglétét is, és az irodák olyan térkialakítását, amely egyszerre teszi lehetővé a közösségi kapcsolattartást, valamint a csendesebb és békésebb munkavégzést is.

Befektetés a jövőbe

Tagadhatatlan tény, hogy a smart office infrastruktúrájának kialakítása meglehetősen költséges, amely komoly technológiai hátteret és zavartalan információáramlást igényel. Egy okos iroda csak akkor éri meg a ráfordított pénzt, ha kellőképpen hatékony. Megfelelő szerkezettel, eszközökkel és alkalmazásokkal ellátott hálózati háttérre van szükség, ahol minden elem egyformán menedzselhető, azaz nincsen közöttük „buta” eszköz; amely nem tartalmaz biztonsági réseket, és amely mindig jól karbantartott. Hagyományos társaihoz képest az okos iroda kiépítése 25-30 százalékkal költségesebb – ez az összeg azonban 5-10 éven belül megtérül.

A korábban vázolt épületautomatika lényege – ahogy azt már érintettük – éppen az, hogy az üzemeltetési költségeket lefaragja. Emellett

az okos iroda minden eleme – az ökoszisztéma, az okos eszközök, a térszervezés, a közösen használt eszközök, de az ergonómiai bútorválasztás is – hat az ott dolgozók teljesítményére, hosszú távon a cég gyarapodásához tehet hozzá.

Arról nem is beszélve, hogy a jelen és a jövő munkavállalóinak szemében sokkal vonzóbbá válik egy olyan iroda, amely leköveti és figyelembe veszi az alkalmazottak igényeit. Különösen igaz ez a milleniumi nemzedék esetében, akik számára döntő jelleggel bír, hogy egy cég mennyiben értékteremtő, kiáll-e fontos ügyek – mint a fenntartható fejlődés, a környezetvédelem – mellett, társadalmilag felelős-e. Arról nem is beszélve, hogy egy progresszív, jövőbemutató cég a jelenlegi és a potenciális ügyfelek, partnerek előtt is sokkal jobb színben tűnhet fel és könnyebben üthet nyélbe új üzleteket. Az okos iroda bizonyos tekintetben talán még a jövőnek tűnhet, de a jövő alapjait most kell lerakni.

Bertalan Melinda | Fotó: stock

Amszterdamtól Budapestig

A világ legfenntarthatóbb irodaépületeként tartják számon az amszterdami Edge irodaházat, amely a BREEAM környezettudatos épületminősítési rendszerén 98,4 %-ot ért el. A Deloitte holland központjaként működő épületet 2015-ben adták át, amelynek összesen 40 ezer m²-es területén számos találkahely, tárgyaló és egyéb közösségi helyszín lett kialakítva, míg a mintegy 2500 alkalmazottra csupán 1000 munkaállomás jut.

A fejlesztés részeként az irodaházat napelemekkel szerelték fel, alatta földalatti geotermikus energiatárolók helyezkednek el, aminek köszönhetően az épület több elektromos energiát termel, mint használ. A LED világítási rendszer a hagyományosnál 80 %-kal hatékonyabb, a homlokzatok pozíciója pedig tudatosan úgy lett tervezve, hogy a nap energiáját maximálisan ki tudják használni. Nem vész el az esővíz sem: összegyűjtik, és a kertek öntözésére, valamint a mellékhelyiségek öblítésére használják.
Több ezer szenzor jelzi az egyes terek kihasználtságát és gondoskodik az energiafelhasználásról, míg a rengeteg üvegfelület és az ék alakú kialakítás nemcsak a napfényt engedi be, de természetes zajszűrőként is szolgál, az emeletek közötti panelek pedig gondoskodnak a levegő folyamatos cseréjéről.
Az irodában személyre szabott megoldásokat is kínálnak. A dolgozók elégedettségéhez járul hozzá az intelligens kávégép, amely előre felkínálja a megszokott terméket a közeledő munkatársnak, egy app pedig minden nap jelzi, melyik munkaállomás illik legjobban a beosztotthoz, hiszen senkinek nincs fix helye.
A környezet- és egészségtudatos szemlélet jegyében 500 kerékpártárolót helyeztek el, de ha valaki mégis autóval közlekedne, annak a rendszer jelzi, hol talál szabad parkolóhelyet. Mindehhez természetesen hihetetlenül intelligens eszközök párosulnak, ugyanakkor a személyes szférája senkinek sem sérülhet: a dolgozók személyes adataihoz, mindennapi szokásaihoz, hollétükhöz nem férhetnek hozzá a menedzserek.



Hasonlóan inspiratív és innovatív munkahelyként szolgál Magyarország egyik legmodernebb okos irodája, a budapesti Nordic Light irodaház.
A Schneider Electric szakembereinek segítségével kialakított épület a hagyományos irodákhoz képest 30 %-kal kevesebb villamos energiát használ fel évente, az eső-és szennyvizet kezelő intelligens rendszerek pedig akár 75%-kal csökkentik az ivóvíz felhasználást.
A Schneider Electric ezeken felül számos további megoldást valósított meg a 26 200 m² összterületű építményben, mint például gépészeti automatika és energiafelügyeleti rendszerek, napelem-inverterek és 7 elektromosautó-töltőállomás. Emellett olyan elképzelések teszik komfortosabbá és fenntarthatóbbá az épületet, mint a szelektív hulladékgyűjtés, az ingyenes wifi, a tusolóval felszerelt öltözők és a kerékpártárolók.
A munkatársak jóllétéhez járul hozzá a tágas és világos terek kialakítása, a közös dolgozói helyek fényerőszabályozása, a kívánt hőmérséklet beállítása, a redőnyök okos mozgatása. A tárgyalókban levegőminőség-érzékelők mérik a szén-dioxid-szintet és a páratartalmat, és szükség esetén átforgatják a klímát a felfrissüléshez. Hétvége és éjszakai is szint is beállítható: ilyenkor minden világítás kikapcsol, a termosztát 18 fokra áll, a redőnyök a megfelelő helyzetbe állnak. Mindez távolról, laptop vagy okostelefon, tablet segítségével is irányítható.